¿Alguna vez te ha fallado tu dispositivo o has perdido algún documento importante que necesitabas? Este tipo de situaciones son muy comunes y puede que perdamos acceso a información muy importante, como contratos, facturas o datos con mucho valor personal, por ejemplo, nuestras fotografías y vídeos. Te damos las claves para que esto no te suceda.

Es fundamental que aprendamos a organizar la información que debemos guardar, y así evitar perderla. La solución a este problema son las “copias de seguridad”.

Una copia de seguridad es un duplicado de nuestros archivos, documentos, fotos y cualquier tipo de información que tengamos almacenada en algún dispositivo, como nuestro ordenador, smartphone o tablet. A efectos prácticos, no es más que el conjunto de aquellos datos que hayamos querido duplicar y que podemos almacenar en otros dispositivos, como un disco duro externo, otro ordenador, un servicio en la nube o incluso una memoria USB.

Precisamente, su principal ventaja es que podemos hacer tantas copias como queramos y proteger nuestra información en caso de pérdida, deterioro o robo de nuestros dispositivos.

Existen muchas formas distintas de hacer una copia de seguridad. Podemos hacer copias de toda la información almacenada en nuestros dispositivos Windows, Android, iOS o macOS. También podemos crear copias de seguridad de un conjunto de archivos, como por ejemplo, de las fotografías de nuestras vacaciones o documentos importantes.

Ahora bien, lo más importante antes de comenzar a crear copias de todo lo que tengamos almacenado en nuestro dispositivo, es definir una estrategia práctica y fácil de implementar. Para ello, hay que tener claro qué tipo de información debemos proteger primero, o dicho de otra forma, ¿qué no nos gustaría perder bajo ningún concepto?

¿De qué información debería hacer una copia de seguridad?

Esta decisión depende de cada usuario y del valor que dé a su información, por lo que es difícil imaginar una lista de prioridades generales. Sin embargo, podemos enumerar algunos tipos que suelen ser más personales, privados y difíciles de reemplazar, y que por lo tanto, deberían estar en nuestra estrategia de copias de seguridad.

Veámoslos a través de una tabla, de modo que podamos marcar aquella información que queremos duplicar y proteger:

Tabla

Leyenda de la tabla:

  1. Hay información que tenemos en nuestro equipo ocupando espacio y que nos gustaría seguir guardando, pero en otros dispositivos para poder así liberar espacio, y en cualquier caso, poder consultar siempre que lo necesitemos; por ejemplo, documentos que queramos guardar por seguridad, recuerdos que no queremos que se pierdan, etc.

  2. La información personal puede tener un valor diferente para nosotros dependiendo de su tipología, de tal forma que si se pierde, nos ocasione un problema serio, o por el contrario, se trate de un problema menor porque no era crítica o porque la podemos recuperar de otra forma, por ejemplo, solicitándola a otras personas que pudieran disponer de ella, desde algún servicio online, etc. Por este motivo, es importante que la categoricemos según la importancia que le demos. En definitiva, toda aquella información que podamos conseguir fácilmente, que esté subida a Internet o que no sea realmente importante, podremos ignorarla a la hora de crear nuestras copias de seguridad.

  3. Si ya hemos hecho una copia de seguridad de estos datos, debemos cuestionarnos si ha pasado el tiempo suficiente para que merezca la pena hacer otra copia. Quizás tengamos nuevos datos que deban ser almacenados o puede que no sea necesario.

  4. Podemos tener estos datos almacenados en su copia física, como fotografías o documentos en papel, en nuestros dispositivos (ordenador, tablet o teléfono) o tenerlas alojadas en otro lugar, como la nube o discos duros externos.

¿Qué más debo tener en cuenta a la hora de definir mi estrategia de copias de seguridad?

Para definir una correcta estrategia de nuestras copias de seguridad no bastará con crear un duplicado de nuestra información. También deberemos saber cómo gestionarlas correctamente. A continuación, vamos a ver algunos puntos clave que debemos incluir en nuestra estrategia:

  • Debemos hacer una copia de seguridad de la información cada cierto tiempo. Esto dependerá en gran medida de la importancia que le demos a dicha información y de lo rápido que la actualicemos.

    Por ejemplo, podemos realizar copias de seguridad de una novela en la que estemos trabajando cada pocos días, y una copia de las fotografías y vídeos que realicemos o nos envíen cada dos meses.

    • Para hacer una copia de un archivo de nuestros dispositivos bastará con hacer clic derecho sobre el archivo y pulsar sobre ‘Copiar’.

      Opciones cortar y pegar

    • Luego, volveremos a hacer clic derecho en el lugar donde queramos que esté la copia y seleccionaremos ‘Pegar’.

      Opción pegar

    • Los documentos en papel pueden ser escaneados o fotografiados para convertirlos en un archivo digital que guardar en nuestros dispositivos.

  • Es recomendable utilizar un dispositivo de almacenamiento externo. Las memorias USB y los discos duros no solo nos ayudarán a proteger las copias de seguridad, sino también a liberar espacio de nuestros dispositivos.

    • Cuando conectemos un dispositivo de almacenamiento, como un pendrive, un disco duro, un smartphone o una tablet, el ordenador lo detectará.

    • Podremos acceder a él desde los dispositivos y unidades conectadas a nuestro ordenador. Es probable que se nos abra automáticamente:

      Este equipo

    • A continuación, bastará con hacer doble clic en él y copiar y pegar los archivos que queramos almacenar en su interior.

  • Hacer uso de servicios de almacenamiento en la nube. Muchos usuarios eligen disfrutar de las numerosas ventajas que nos ofrecen servicios como Drive de Google, OneDrive de Microsoft, Dropbox, iCloud de Apple, etc. Este tipo de servicios nos proporcionan espacio de almacenamiento en servidores que están conectados a Internet permanentemente, pudiendo disponer de nuestra información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Sin embargo, no debemos depender solo de estos servicios, ya que no están bajo nuestro control y pueden sufrir fallos o vulnerabilidades que pueden afectar a la disponibilidad de nuestros datos.

    ¿Cómo hacer uso de estos servicios en la nube? Primero necesitamos disponer de una cuenta de Google, Microsoft o el servicio que queremos utilizar. En concreto, si nos apoyamos en Drive, seguiremos los siguientes pasos:

    • Accederemos al servicio en cuestión: Drive.

    • Ingresaremos el usuario y contraseña de nuestra cuenta de Google.

    • Después, podremos crear carpetas para organizar la información y subir los archivos y documentos que queramos guardar en la nube.

      Subir archivos y documentos

  • Seguir la regla 3-2-1 para nuestras copias de seguridad. Esta regla es un truco para asegurarnos de mantener protegidas nuestras copias, ya que se refiere a disponer siempre de tres copias de seguridad de un mismo tipo de información, en dos dispositivos distintos y, una de ellas, almacenarla en un lugar diferente a los demás, como podría ser en casa de un familiar en forma de disco duro externo.

  • Utilizar nombres cortos e intuitivos para guardar la información. Aunque parezca una tontería, esto nos será especialmente útil a la hora de encontrar nuestra información en un futuro.

    Por ejemplo, podemos utilizar una breve descripción y la fecha:

    • Fotos > Vacaciones2006

    • Recetas > Postres

    • DeclaraciónRenta > 2020

  • Cifrar la información. El cifrado es un procedimiento que permite encriptar nuestros datos, aplicándoles una contraseña y haciéndola ilegible para cualquiera que no disponga de esta clave. Así, si nuestra copia de seguridad acabase en manos de un tercero, jamás podría acceder a su contenido.

    Podemos aprender a cifrar nuestros archivos con este recurso.

En resumen, proteger nuestra información no depende solo de la tecnología, sino de que nosotros sepamos cómo organizarla y crear copias de seguridad de aquella más importante para nosotros. Si aún no tenemos claro por qué son tan importantes las copias de seguridad, es recomendable que echemos un vistazo a esta infografía.

Finalmente, desde INCIBE queremos asegurarnos de resolver cualquier duda o problema que los usuarios puedan tener con la protección de su información u otro tema relacionado con la ciberseguridad. Por ello, ponemos a vuestra disposición nuestra Línea de Ayuda en Ciberseguridad, el teléfono gratuito y confidencial 017.

¿Alguna vez has perdido la información de alguno de tus dispositivos? ¿Has creado alguna vez una copia de seguridad? Comparte con el resto de los usuarios tu opinión y experiencias y mantente al día con las publicaciones de la OSI en materia de ciberseguridad para poder disfrutar de las ventajas de la tecnología.